Það er allt hægt…

Í upphafi árs 2019 fékk Raförninn ISO-9001 gæðavottun á stjórnkerfi sitt og til þess að halda slíkri vottun þurfa fyrirtæki að standast reglubundnar endurúttektir, þar sem eftirlitsaðili fer yfir starfsemina. Vegna Covid-19 faraldursins fengum við Vottun hf. til að prófa með okkur að framkvæma nýjustu endurúttektina í fjarvinnu og það tókst ákaflega vel. 

Löng reynsla af fjarþjónustu
Það verður að teljast líklegt að fá önnur fyrirtæki geti státað af jafn langri reynslu af allskyns fjarvinnu og Raförninn. Allt frá stofnun fyrirtækisins, árið 1984, hefur verið hugað að rafrænum lausnum, t.d. var Maintain Pro kerfið upphaflega hannað fyrir um 20 árum en það heldur utan um alla þjónustu fyrirtækisins og tengir Raförninn og viðskiptavini beint. Í kringum árið 2008 byrjuðu tæknimenn Rafarnarins að fjartengjast búnaði viðskiptavina til að geta sinnt þjónustu án þess að þurfa að eyða tíma í að færa sig milli staða. Einnig má nefna að núverandi gæðastjóri fyrirtækisins hefur verið búsettur við Eyjafjörð allan sinn starfsaldur hjá Raferninum og þar með sinnt störfum sínum nær eingöngu í fjarvinnu allt frá árinu 2002.

Þessi grunnur kemur sér ákaflega vel á tímum Covid-19. Starfsfólk er þaulvant að vinna saman með hjálp hinna ýmsu forrita og veita margvíslega þjónustu með fjartengingu. Tæknimenn hafa því getað einbeitt sér að því að útfæra þá þjónustu sem krefst þess að þeir séu á staðnum, þannig að hún sé veitt á sem öruggastan hátt og í takt við sóttvarnir hjá viðskiptavinum. 

Raförninn er rafrænn út í gegn
Allt stjórnkerfi Rafarnarins er á rafrænum grunni og þess vegna stungum við upp á því við Vottun hf. að gera tilraun til að framkvæma fyrirhugaða endurúttekt vegna ISO-9001 vottunarinnar að fullu í fjarvinnu. Settur var upp heils dags fjarfundur, þar sem framkvæmdastjórinn sat í höfuðstöðvum Rafarnarins í Suðurhlíð 35, gæðastjórinn við sitt skrifborð norður í Eyjafirði, aðstoðarframkvæmdastjórinn í húsnæði Verkís og fulltrúi Vottunar hf. í fundarherbergi vottunarstofunnar á Keldnaholti. Tæknimönnum var svo kippt inn á fund eftir þörfum, hvar sem þeir voru við vinnu sína. Að sjálfsögðu var passað upp á hreyfipásur og matarhlé og að spjalla um léttari mál öðru hverju yfir daginn.

Fjar-úttekt reyndist þægileg í framkvæmd
Í stuttu máli heppnaðist þessi tilraun prýðilega. Gæðahandbók Rafarnarins er að sjálfsögðu rafræn og einfaldlega hægt að gefa fulltrúa Vottunar tímabundinn lesaðgang, til að fara yfir skjöl. Öll verk innan fyrirtækisins hafa á bak við sig verkbeiðni í Maintain Pro og hægt að skoða þar framvinduna frá upphafi til enda, starfsfólk Rafarnarins skráir dag hvern hvað gert er og hversvegna, auk þess sem öll gögn um verkið eru tengd beiðninni. Það reyndist því auðvelt að sýna eftirlitsaðilanum að verk eru unnin samkvæmt lögum og reglum, stöðlum og viðmiðunarreglum, verklagsreglum Rafarnarins og vinnuleiðbeiningum, o.s.fr.
Viðeigandi fylgiskjöl, skýrslur, reikninga og hvaðeina sem nauðsynlegt er var líka einfalt að skoða með hjálp Maintain Pro, Google kerfinsins sem er í notkun innan Rafarnarins, gæðamælingakerfanna Smárans og QCC, o.fl. 

Í venjulegu árferði er hluti af eftirlitsúttekt að fulltrúi vottunarstofu fylgir starfsmönnum fyrirtækis við vinnu sína. Þetta eru „stikkprufur“ þar sem eftirlitsaðilinn velur af handahófi að hitta starfsmenn á einhverjum stað í húsnæði fyrirtækisins eða, eins og algengara er hjá Raferninum, í húsnæði viðskiptavina. Viðskiptavinir hafa verið einstaklega liðlegir að leyfa þessa eftirfylgni, að sjálfsögðu með ýtrustu persónuvernd í huga, en nú hindra sóttvarnir að sent sé auka fólk inn á heilbrigðisstofnanir. Hinsvegar er einfalt að tengja eftirlitsaðila við tæknimann hvar sem sá er að störfum og þannig möguleiki að fylgjast með vinnunni í rauntíma. 

Fengum góða einkunn
Að lokum má geta þess að Raförninn stóðst eftirlitsúttektina með prýði og heldur sinni ISO-9001 vottun án krafna um sérstakar úrbætur! Vottun hf. kom aðeins með nokkrar athugasemdir sem verða nýttar til að bæta þjónustu við viðskiptavini enn frekar.